Les mesures prises par le gouvernement nous obligent, autant que possible, à rester chez nous. Cela nécessite, pour beaucoup d’associations, de repenser leur fonctionnement. Mais aussi les habitudes de travail de chacun.

Ce temps de confinement est aussi une période propice pour prendre du recul.
D’abord en s’adaptant pour continuer à agir à distance.
Ensuite, et surtout, pour travailler sur des sujets de fond et préparer au mieux l’après.

En partenariat Wemanity et Reworx, nous vous partageons des conseils et bonnes pratiques pour mettre en place le travail à distance dans votre association.

Enjeu #1 - Repenser son cadre de travail

Travailler à distance nécessite bien souvent de repenser nos schémas d’organisation habituels. C’est à chaque association, mais aussi à chacun, de créer ses propres règles du jeu.

Etape 1 - Mettre en place les outils pour réorganiser sa vie d’équipe

Une des premières actions à mener pour rendre son équipe opérationnelle pour travailler à distance, c’est de mettre en place les bons outils pour communiquer.

Pour choisir ces outils, pas de règle : privilégiez ce que vous utilisez habituellement, ou ce qui est le plus facile à mettre en place pour vous.

💡 Nos conseils :

• Hiérarchiser les moyens de communication et réserver à chaque outil un usage spécifique
• Réserver le téléphone (appels/sms) aux besoins urgents et importants
• Utiliser les mails pour les messages longs et/ou complexes mais non-urgents
• Identifier un outil pour les communications rapides en interne / les small talks (Slack, Teams…)
• Privilégier les visios pour les échanges à plusieurs (Skype, Zoom, Hangouts…)

👍 Et chez Vendredi ?
Toutes nos communications informelles ont lieu sur Slack et nous faisons 2 points d’équipe par semaine d’1 heure en visio.

Etape 2 - Re-définir clairement le cadre de travail

Il est nécessaire de rappeler à votre équipe, et si besoin, de modifier, les horaires, missions, et obligations de chacun.

💡 Nos conseils :

• Garder sa routine matinale : heure de lever, petit-déj, café, douche, ..
• Garder ses horaires habituels
• Conserver les points individuels et collectifs ; et ne pas hésiter à en faire un peu plus que d’habitude

👍 Et chez Vendredi ?
Chaque pôle organise des micro-points de 15 min pour lancer et clôturer sa journée en partageant les objectifs du jour le matin et les actions réalisées / les apprentissages le soir !

Etape 3 - Créer un environnement propice au travail

Quand on travaille depuis chez soi, il est parfois difficile de faire une vraie coupure entre sa journée de travail et son temps personnel. Pour y remédier, vous pouvez proposer à votre équipe plusieurs options :

💡 Nos conseils :

• Aménager un espace dédié au travail, différent des espaces dédiés à la détente (même symbolique, cette séparation fera du bien au cerveau)
• Mettre en place des rituels matin et soir pour marquer le début et la fin de sa journée de travail etséparer vie privée et travail. Par exemple, partager un récap des actions réalisées à son équipe en fin de journée.

👍 Et chez Vendredi ?
Nous avons mis en place chaque matin un télé-café informel avec l’équipe ; pour commencer la journée dans la bonne humeur ! Chez nous, c’est tous les matins, de 9h15 à 9h30. Pour les personnes seules chez elles, n’hésitez pas à proposer des télé-déjeuner !

Enjeu #2 - Partager ses objectifs et avancées pour que chacun reste engagé

Un des principaux enjeux du travail à distance, c’est de gérer son rythme avec autonomie, et de maintenir un bon équilibre entre sa journée de travail et son temps personnel.
Et, pour une équipe, de faire en sorte que chacun reste impliqué dans la mission de l’association !

Etape 1 - Être prêt à changer ses méthodes : délégation et confiance

Pour être efficace à distance en tant que référent ou manager, il est essentiel de faire confiance à son équipe et de lui déléguer des tâches claires.

💡 Nos conseils :
Pour donner des indications compréhensibles par tous, vous pouvez utiliser la méthode des “Objectifs et réalisations” : pour chaque objectif énoncé, donnez trois réalisations concrètes à avoir obtenues pour remplir l’objectif.
Par exemple : Objectif : Recruter davantage de bénévoles
Réalisations : Avoir diffusé une annonce de bénévolat sur 3 plateformes, avoir lu 2 articles sur des conseils de recrutement de bénévoles, avoir reçu 5 demandes de volontaires.

👍 Et chez Vendredi ?
On applique cela en temps de crise en définissant des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini) déclinables en tâches concrètes !

Etape 2 - Choisir les bons outils pour suivre l’avancement et répartir les tâches

Travailler à distance complique le suivi opérationnel et la gestion de projets. Des outils existent outils pour suivre les avancées.

💡 Nos conseils :
Utiliser Trello ; en ligne, gratuit et facile à appréhender.

👉 Exemple de Trello simple et accessible, spécial travail à distance : ici.
👉 Vous avez besoin d’aide pour mettre en place des outils propices au télétravail ? Contactez-nous ([email protected]) pour cadrer votre besoin et trouver la bonne personne pour vous accompagner.

👍 Et chez Vendredi ?
Nous utilisons Trello au quotidien pour objectiver notre travail.

Etape 3 - Éviter le désengagement de votre équipe

Cela passe à la fois par un cadre bien défini et respecté, mais aussi grâce aux actions collectives : il est de la responsabilité de chacun de faire attention aux autres membres de l’équipe (en particulier quand on voit que quelqu’un décroche).

💡 Nos conseils :

• Garder des temps informels à distance
• Prendre des nouvelles de ses collègues : état d’esprit, sentiments et histoires drôle de confinés !

👍 Et chez Vendredi ?
On s’appelle, on prend des nouvelles, on partage des choses qui nous font rire et on prend soin les autres des autres !

Enjeu #3 - Les bonnes pratiques pour accueillir des bénévoles ou volontaires à distance

Le plus souvent, l’accueil de volontaires ou bénévoles se fait en physique, au sein de l’association. Dans le contexte actuel, nous vous partageons les clés pour réussir des intégrations à distance, même pour des missions courtes.

Etape 1 - Réaliser une check-list d’intégration

Cela permet d’autonomiser le nouvel arrivant, tout en s’assurant qu’il ait bien reçu toutes les informations nécessaires.

💡 Nos conseils :
Utiliser des outils d’intégration pour regrouper l’information et y faire figurer :

• Les ressources pour comprendre rapidement la mission de l’association
• L’explication de l'organisation interne de l’association
• L’organigramme et les rôles de chacun
• Les outils pour communiquer et bien travailler ensemble

👍 Et chez Vendredi ?
Une nouvelle fois, Trello est notre ami. Il permet de créer simplement des check-lists par catégories pour faciliter l’intégration.
👉 Exemple d'un Trello simple et accessible que l'on a mis en place chez Vendredi : ici.

Etape 2 - Définir un référent pour faciliter la communication à distance

Un référent, ou “buddy”, c’est une personne qui facilite l‘intégration du nouvel arrivant en étant son contact principal dans l’association. Ce n’est pas nécessairement le manager, mais un membre de l’équipe qui saura répondre à toutes les questions ou aiguiller vers les bons contacts si besoin.

💡 Nos conseils :

• Identifier les volontaires qui souhaitent aider à l’intégration des nouveaux arrivants
• Passer du temps en ligne ou par téléphone avec la personne les premiers jours pour s’assurer qu’elle ait toutes les ressources à disposition et répondre à ses questions

👍 Et chez Vendredi ?
Chaque personne a un référent qui fait le point une fois par semaine avec lui en temps normal : le nombre de points a été resserré pour s’assurer que tout le monde soit bien intégré et se sente bien !

En bonus - Une formation au télétravail pour les associations

Pour aider nos associations partenaires à traverser cette épreuve nous organisons avec Wemanity et Reworx un webinar gratuit autour de la mise en place du télétravail.

La formation est ouverte jusqu’à 500 personnes salariés ou bénévoles de nos associations et entreprises sociales partenaires. Elle aura lieu ce vendredi 20 mars à 16h.
👉 Pour vous inscrire au webinar : ici.

Si besoin, nous ferons de notre mieux pour en programmer une seconde dès la semaine prochaine.

En plus de cette formation, des consultants de Wemanity sont disponibles pour accompagner chaque association partenaire via une mission personnelle de diagnostic et d’accompagnement au changement pour favoriser la mise en place du télétravail. En mécénat de compétences évidemment !

Un immense bravo à Wemanity pour cette action.

Le télétravail change nos habitudes. Mais c’est aussi l’occasion de repenser nos méthodes de travail.
Comme vous, des milliers de français sont confinés chez eux. Ils sont prêts à s’engager.

👉 Si vous avez besoin d’eux, Martin ([email protected]) ou Pauline ([email protected]) sont à votre écoute pour vous aider à cadrer des missions.